Agilität & NewWork erleichtern den Arbeitsschutz im Büro

Büroarbeit in Coronazeiten ist gar nicht so einfach. Dabei erscheinen auf den ersten Blick agile Bürokonzepte wie Open-Space oder desksharing schwer vereinbar mit dem Infektionsschutz. Doch schaut man mal genauer hin, erweisen sich gerade neue agile Arbeitsformen und NewWork als beste Voraussetzungen für den aktuellen Covid Arbeitsschutzstandard. Tatsächlich erleichtern Agilität und NewWork den Arbeitsschutz im Büro.

Welche Regeln für Arbeitsschutz gelten in Corona-Zeiten für die Arbeit im Büro?

Bis ein entsprechendes Mittel gegen das Coronavirus gefunden ist, stellt die Gestaltung der Arbeitsräume in Betrieben eine Herausforderung für Unternehmen dar. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat am 16. April 2020 einen aktuellen Arbeitsschutzstandard abgestimmt und vom Kabinett als Empfehlung beschlossen. Insbesondere für Büroarbeit verschärft sich der Arbeitsschutz jetzt für Unternehmen, (siehe auch https://www.britta-redmann.de/wie-der-arbeitsschutz-die-wirtschaft-wieder-zum-laufen-bringt/). War es vor Corona noch so, dass viele Firmen ihre Büros im Rahmen von NewWork in große Open-Office-Landschaften umgebaut haben, um vernetztes und flexibles Arbeiten zu fördern – so stellt sich jetzt die Frage, wie Büroarbeit vor allem auch gesund gestaltet werden kann. Ist dies das Ende für NewWork und neue Raumkonzepte, die agile Arbeit fördern oder gibt es hier sogar neuen Auftrieb?

Mit Arbeitsschutz Zusammenarbeit und Performance fördern

Eine Herausforderung, die es für alle Büroarbeitsplätze zu meistern gilt, ist jetzt die oben genannten Anforderungen an den Arbeitsschutz möglichst so umzusetzen, dass dieser nicht nur die Gesundheit der Mitarbeiter schützt, sondern sich sogar positiv auf die Arbeitsaufgabe und die Zusammenarbeit auswirken kann. Corona erfordert eine Umgewöhnung der bisherigen Belegung und Gestaltung von Arbeitsplätzen. Denn mit der gewohnten Besetzung wird sich in den wohl meisten Räumen der Abstand nicht wahren lassen. Zumindest nicht, wenn wirklich alle Mitarbeitende gleichzeitig im Büro sind.

Vorteile von agiler Arbeit und NewWork für den Covid Arbeitsschutzstandard

Für die Arbeit im Büro hier die wesentlichen Empfehlungen und Maßnahmen des Covid Arbeitsschutz kurz im Überblick:
1. Homeoffice für Büroarbeit
2. Mindestabstand am Arbeitsplatz
3. Meetings auf Ausnahmen beschränken
4. Hygiene im Büro
5. Mund-Nase-Schutz
Für Unternehmen, die agil arbeiten und NewWork leben kann es viel einfacher sein, den Covid Arbeitsschutzstandards zu begegnen. Hier sind die Vorteile von Agilität und NewWork:

1. Trainiert im Umgang mit Homeoffice und mobiler Arbeit

Es geht eine ganz klare – eindeutige! – Empfehlung des Bundesministeriums dahin, dass (alle) Büroarbeiten „nach Möglichkeit im Homeoffice auszuführen sind“. Unternehmen sollten daher prüfen, welche Tätigkeiten auch von zuhause aus erbracht werden können.
Für Unternehmen, die NewWork leben und agil arbeiten, kann es sogar einfacher sein, diesen Herausforderungen zu begegnen. Gerade bei NewWork ist ein wesentliches Merkmal, dass Arbeit unter anderem im Homeoffice oder mobil erbracht wird. Neue Arbeitsformen wie Homeoffice und mobile Arbeit ermöglichen es gerade, Mitarbeitende zu beschäftigen, ohne dass diese zwingend in räumlicher Nähe mit ihrem Kollegen oder mit Kunden zusammenarbeiten müssen. NewWork stellt daher – aus einer Perspektive des betrieblichen Gesundheitsmanagements gedacht – eine konkrete Möglichkeit dieser Prävention da. Gleichzeitig sind diese Mitarbeiter schon an verschiedene flexible Arbeitsorte gewöhnt und können sich daher schneller auf wechselnden Anforderungen an Arbeitsorte einstellen. Dies kann sich positiv auf die Zusammenarbeit und auch die Performance auswirken.

2. Transparenz und Vernetzung fördert Leistung

Durch eine transparente, offene Raumgestaltung werden Arbeitsprozesse, Fortschritte und Arbeitsergebnisse sichtbarer. Diese Transparenz ist genauso wie eine vernetzte Zusammenarbeit ein wesentliches Merkmal von agilem Arbeiten und auch agiler Methoden. Unabhängig davon ist diese Transparenz in Zeiten, in denen nicht alle immer gleichzeitig an einem Ort arbeiten, weil dies aufgrund der Abstandsregelungen gar nicht möglich ist, umso wichtiger: so ist für möglichst alle sichtbar ist, wer gerade was tut und welche Ergebnisse und Fortschritte vorliegen. Die Transparenz ist dabei nicht an einen physischen Ort gebunden, sondern hier kommt ganz entscheidend eine funktionierende Kommunikationstechnik und ein virtueller Arbeitsort ins Spiel. So verwenden agile Teams meist Plattformen, kollaborative IT-Systeme oder Tools, um einen umfassenden Wissens- und Informationsaustausch sicherstellen zu können. Diese Anwendung von virtuellen Arbeitsorten erleichtert eine Unabhängigkeit von physischen Arbeitsorten und trägt damit auch wesentlich zum performanten Gelingen von Homeoffice und mobiler Arbeit bei. Auch dies ein Vorteil von agiler Arbeit, an entsprechende Technik und den Umgang damit, gewohnt zu sein.

3. Offene Bürokonzepte erleichtern die Abstandswahrung

An jedem Arbeitsplatz sollte ein ausreichender Abstand von mindestens 1,5 – 2 Metern vorhanden sein. Ist es nicht möglich, einen solchen einzuhalten, müssen andere Maßnahmen, wie z.B. transparente Abtrennungen (wie etwa auch im Supermarkt an den Kassen oder in einigen Restaurants) ergriffen werden. Ferner sollen die Arbeitsplätze so besetzt werden, dass sich Mitarbeitende nur diagonal gegenübersitzen.
Für den Arbeitgeber sollte nachvollziehbar sein, wer an welchem Tag mit wem anwesend war, um hier dann bei Vorliegen eines bestätigten Coronafalls die entsprechenden Mitarbeitenden informieren zu können. Es muss eine Rückverfolgbarkeit der jeweils Anwesenden erfolgen, so dass der Arbeitgeber seiner Informationspflicht im Falle des Falles nachkommen kann.
Für alle Bürokonzepte müssen Unternehmen nunmehr prüfen, wie sich die gebotenen Abstands- und Hygienevorgaben umsetzen lassen. Das gilt für Zweiter, – Dreier- oder Viererbüros genauso wie für großräumige Büroflächen wie bei open-space-offices. Gerade offene, flexible Raumkonzepte können in dieser Situation sogar Vorteile für Arbeitgeber bieten, die gebotene Abstandswahrung einzuhalten: Die hier oftmals eingesetzten beweglichen Tische oder auch Sitzmöbel lassen sich viel leichter in einem großen Raum mit dem gebotenen Abstand aufzuteilen als dies in einem eher begrenzten Zweier, – Dreier- oder Viererbüro der Fall ist.
Unabhängig von der Größe eines Büros gilt für alle: Die Luftqualität in geschlossenen Räumen ist bewusst zu beachten. Mehr Sauerstoff – und damit ein regelmäßiges Lüften – kann unterstützen, in der Raumluft „vorhandene erregerhaltige, feinste Tröpfchen“ zu reduzieren.

4. Kontaktknotenpunkte reduzieren und räumlich entzerren

Alle Aktivitäten, die einen Kontakt zu einer größeren oder auch fremden Gruppe erfordern, sollten im Vorfeld geprüft werden, ob sie ggf. vermeidbar sind oder auf remote umgestellt werden. Wenn Präsenzveranstaltungen erforderlich sind, ist der Mindestabstand von 1,5 – 2 Metern unbedingt einzuhalten. Damit dies gelingt, sind entsprechende Räumlichkeiten zur Verfügung zu stellen.
Technische Möglichkeiten, wie z.B. Videokonferenzen sollten ausgeschöpft werden. Da viele agile Teams schon jetzt an verschiedenen Orten zusammenarbeiten, sind sie auch den Umgang und diese Technik oft schon gewohnt.
Bei besonders von Gruppen frequentierten Orten, wie z.B. Kaffee-Lounges oder Sofaecken, sollten die Räumlichkeiten genügend Platz für die Abstandswahrung bieten oder hier auch durch Markierungen auf dem Fußboden auf die Einhaltung des Mindestabstandes sensibilisiert werden. Da wo es besonders eng ist, wie z.B. am Kopierer oder in einigen Fluren, kann es nützlich sein, sogenannte „Laufrichtungen“ auf dem Boden zu markieren, so dass auch auf engen Gängen und Fluren der notwendige Mindestabstand eingehalten werden kann.
Auch hier bieten offene, flexible Büroraumlandschaften mehr Möglichkeiten zu „entzerren“ und Laufwege anzuordnen.

5. Eigene Arbeitsmittel mitnehmen – Status quo beim desksharing

Hygiene im Büro ist noch wichtiger als bisher. Neben der zusätzlichen Reinigung z.B. von Türklinken und Geländern ist auch die Reinigung und Desinfektion von Arbeitsmitteln in einem Hygienekonzept zu berücksichtigen. Am besten schützt hier, wenn jeder Mitarbeiter immer seine eigene Arbeitsmittel benutzt und bei sich behält. In agilen Unternehmen lösen sich fest zugeordnete Arbeitsplätze oft auf und es wird desksharing gelebt. Das persönliche und ständige Arbeitsmittel, wie z.B. Laptops, Tastaturen, Maus und Headsets im persönlichen Besitz des Mitarbeiters bleiben und von ihm immer wieder mitgenommen werden, ergibt sich bereits aus dem Sinn und Zweck des desksharings, sich einen Arbeitsplatz mit Kollegen zu teilen. Für Mitarbeitende, die desksharing leben, wird diese Anforderung daher nicht neu sein. Beim Desksharing ist darauf zu achten, dass die Arbeitsplätze nach jeder Benutzung regelgerecht desinfiziert werden. Wie in normalen Büroräumen bedarf es hier eines Hygiene- und Reinigungskonzeptes. Dagegen empfiehlt es sich jetzt durch die erhöhten Anforderungen an den Arbeitsschutz, auch beim desksharing feste Arbeitsplätze Mitarbeitern zu zuordnen. So wird der Kreis, der sich einen Arbeitsplatz teilt, weitestgehend klein und personengleich gehalten, was wiederum ein Infektionsrisiko minimieren kann.

6. Agile Erlebniswelten fördern Beziehungen und damit psychische Gesundheit

Unternehmen, die agil und im Kontext von NewWork arbeiten, entwickeln oft auch eine neue Gestaltung von Arbeitsräumen und Arbeitsplätzen, um damit neue Arbeitsformen besonders zu unterstützen. Büroarbeitsplätze werden zu „Erlebniswelten“. Insbesondere bei Wissensarbeitern haben viele Unternehmen im Rahmen von NewWork vor Corona einiges dafür getan, damit Arbeitsräume nicht mehr nur als ein Ort der reinen „Leistungserbringung“ sondern auch des Wohlfühlens und der Beziehungsgestaltung gesehen werden. Die Grenzen zwischen privaten und beruflichen Kontakten vermischen sich dadurch vermehrt. Bei allen stehen die Förderung einer vernetzten, flexiblen Zusammenarbeit, der soziale Kontakt und die Interaktion miteinander im Vordergrund. Nicht zuletzt ist der Arbeitsplatz der Zukunft auch ein wichtiges Mittel im Kampf um alte und junge Talente. Das gilt für große wie kleine Unternehmen. Und das gilt genauso in Coronazeiten. Bei offenen Raumkonzepten, bekommen alle mehr voneinander mit und das ist unabhängig davon, ob Mitarbeitende in geringerer Besetzung anwesend sind als vor Corona. Durch das gemeinsame Sehen und Erleben in einem Raum können Beziehungen der Beschäftigten – auch bei Abstandswahrung – einfacher miteinander gefördert und unterstützt werden. Und wie wichtig der persönliche Kontakt für das persönliche Wohlbefinden und damit auch die psychische Gesundheit sein kann, haben die Erfahrungen im Lockdown gezeigt.

Arbeitsschutz wird in Corona-Zeiten „agil“

Der vom BMAS aufgestellte Standard ist nicht in „Stein gemeißelt“. Er wird je nach aktuellen Entwicklungen immer wieder aktualisiert und bei Bedarf branchenspezifisch konkretisiert und ergänzt. Es wird also zukünftig immer wieder zu neuen Anpassungen kommen. Der Standard verfolgt dabei das Ziel, durch besondere Arbeitsschutzmaßnahmen Infektionsketten zu unterbrechen oder das Entstehen neuer Ketten zu verhindern und damit Infektionen in den Betrieben zu vermeiden, umso auch die Bevölkerung zu schützen.

Fazit: eine agile Haltung fördert den Covid Arbeitsschutz – und umgekehrt

Die Coronazeit und in nächster Zeit ggf. immer wieder wechselnden Anforderungen an Arbeits- und Gesundheitsschutz werden zukünftig Unternehmen eine noch viel größere Flexibilität abverlangen. Dieser Punkt der Anpassung auf aktuelle Arbeitsgegebenheiten, ist ein zentraler Aspekt von Agilität. Es erfordert die Fähigkeit in Unternehmen, souverän, entspannt und schnell mit Veränderungen umgehen zu können. Eine Fähigkeit, die gerade Teammitglieder von agilen und oftmals stark selbstorganisierten Teams ausmacht. Das Ziel, sich möglichst schnell in Unternehmen auf ggf. immer wieder neue Anforderungen des Arbeitsschutzes einstellen zu können und gleichzeitig die Zusammenarbeit dadurch zu verbessern wird daher unter Umständen leichter für Menschen sein, die bereits über eine entsprechende agile Haltung verfügen. Und gleichzeitig kann dies auch umgekehrt gelten: eine leichte und souveräne Umsetzung des Covid Arbeitsschutz in Unternehmen kann ein gutes Training für agiles Miteinander sein.

Quellen/Hinweise:

https://www.bmas.de/SharedDocs/Downloads/DE/PDF-Schwerpunkte/sars-cov-2-arbeitsschutzstandard.pdf
https://www.arbeitsplatzderzukunft.de/wp-content/uploads/IDG-Studie_Arbeitsplatz-der-Zukunft_2018.pdf
https://www.vbg.de/DE/3_Praevention_und_Arbeitshilfen/3_Aktuelles_und_Seminare/6_Aktuelles/Coronavirus/Brancheninfos_Arbeitsschutzstandard/B%C3%BCrobetriebe_CallCenter.pdf?__b
Redmann, Agile Arbeitsräume in Coronazeiten, 06.07.2020, Personal Office Platin
Redmann, Vergütungssysteme gestalten: agil, rechtssicher und nicht-monetär, Haufe, 2019
Foto: B. Redmann