Was wollen Unternehmen und Mitarbeitende wissen über das Coronavirus, Homeoffice und Kurzarbeit? Seit einigen Wochen wirbelt der Coronavirus unseren Alltag auf.
Neben Gedanken um den Schutz unserer Gesundheit, stellen sich gerade jetzt für Arbeitgeber und Mitarbeitende viele rechtliche und organisatorische Fragen. Im Folgenden ein Überblick über Gedanken und Fragen, die aktuell beschäftigen und meine Antworten hierzu.
Homeoffice als Übergangslösung?
In zahlreichen Unternehmen wurde in den letzten Tagen konsequent auf Homeoffice umgestellt, wo immer dies möglich war. Grundsätzlich ist zwischen Homeoffice und Mobiler Arbeit zu unterscheiden. Hier gibt es zwar nicht in unserem Sprachgebrauch jedoch in unseren Arbeitsgesetzen unterschiedliche Definitionen, die auch unterschiedliche Anforderungen mit sich bringen. In diesen jetzt empfohlenen und unter Umständen auch recht spontanen Fällen ist in der Regel nicht von einer dauerhaften Einrichtung sondern eher von Übergangslösungen auszugehen. Insofern bringt das zunächst für Arbeitgeber eine Erleichterung, hier nicht den strengen Anforderungen eines Telearbeitsplatzes – so heißt Homeoffice im Arbeitsschutz – genügen zu müssen.
Homeoffice kann nicht einseitig vom Arbeitgeber angeordnet werden, da es hier komplett den Privatbereich bzw. den häuslichen Bereich des Mitarbeitenden betrifft. Es kann jedoch empfohlen und angeboten werden, dass Mitarbeitende von dieser Möglichkeit Gebrauch machen können, wenn es ihre Tätigkeit oder auch einzelne Aufgaben zulassen. Möglich ist es daher auch zu schauen, wo teilweise Aufgaben von zuhause aus erledigt werden können, so dass auch ein teilweises Homeoffice leichter möglich ist.
Können Mitarbeiter darauf bestehen, im Homeoffice zu arbeiten?
Ebenso wenig, wie Arbeitgeber die Arbeit von zuhause aus anordnen können, kann der Mitarbeitende dies auch nicht einseitig für sich entscheiden und einfach tun. Hier ist es gut miteinander zu reden und sich abzustimmen, wie sinnvoll beide Interessenlagen – für den Mitarbeitenden als auch für den Arbeitgeber – übereinander gebracht werden können. Ein gegenseitiges Verständnis erleichtert dabei das Zustandekommen von pragmatischen und wirksamen Lösungen.
Darf die Arbeit aufgrund des Coronavirus verweigert werden?
Grundsätzlich sind Mitarbeiter zur Erbringung ihrer Leistung verpflichtet. Auch die vorhandene Erkrankungswelle an Coronavirus berechtigt einen Mitarbeitenden zunächst nicht, seiner Arbeit fernzubleiben. Es ist kein „Entschuldigungsgrund“ für ein erlaubtes Fernbleiben der Arbeit. Für einen solchen erlaubten Entschuldigungsgrund wäre es erforderlich, dass dem Mitarbeiter die Erbringung seiner Arbeitsleistung objektiv unmöglich und/oder unzumutbar ist (§ 275 Abs. 3 BGB). Das ist dann der Fall, wenn die Tätigkeit für den Betroffenen eine erhebliche objektive Gefahr oder zumindest einen ernsthaften objektiv begründeten Verdacht für Körper und Gesundheit darstellt. Das liegt wohl erst dann vor, wenn der Coronavirus Teile der Belegschaft des Betriebes erfasst hat oder der Betrieb sogar von den Behörden still gelegt wurde. Es müssen aber konkrete Gründe und nicht nur Vermutungen vorliegen. Liegen diese konkreten Verdachtsmomente vor, hat der Mitarbeitende ein Recht, seine Arbeit zu verweigern. Bei einem berechtigten Leistungsverweigerungsrecht trägt der Arbeitgeber dann auch das Risiko einer Lohnfortzahlung und muss das Gehalt weiter zahlen.
Muss ein Betrieb sogar stillgelegt werden oder kann ein Arbeitgeber seine Mitarbeitenden nicht mehr beschäftigen, z.B. weil Liefer- oder auch Personalengpässe bestehen, Produkte dadurch nicht hergestellt oder weiterbearbeitet werden können, so trägt der Arbeitgeber auch dieses Betriebsausfallrisiko. Gleichermaßen auch hier mit der Folge, die Gehälter weiter zahlen zu müssen.
Gibt es trotzdem Gehalt, wenn Mitarbeitende nicht zur Arbeit kommen können?
Anders als bei der berechtigten Leistungsverweigerung liegt der Fall, wenn Mitarbeitende nicht zur Arbeit kommen können, weil z.B. öffentliche Verkehrsmittel nicht mehr (so oft) fahren. Dieses sogenannte „Wegerisiko“ trägt der Mitarbeiter. Dies ist genauso wie bei einem staugefährdeten Arbeitsweg, dem Streik der Bahn oder bei plötzlichem Schneefall im Winter: Arbeitnehmer haben dafür zu sorgen, dass sie rechtzeitig ihre Arbeitsstätte erreichen.
Was ist, wenn Mitarbeitende ihre Kinder jetzt betreuen müssen?
Es ist möglich, dass Mitarbeitende durch die Schließung der Schulen und Kitas ihre Kinder nicht ohne Aufsicht lassen können, wenn diese noch zu klein sind, um sich selbst überlassen zu sein. Zwar liegt die Kinderbetreuung grundsätzlich im privaten Verantwortungsbereich des Mitarbeitenden und es müssen zuvor alle zumutbaren Anstrengungen unternommen werden, um eine Betreuung sicherzustellen. Das kann z.B. die Aufteilung mit dem anderen Elternteil oder auch ggf. anderer Eltern in der gleichen Situation sein. Ist dies jedoch nicht oder nur eingeschränkt möglich und vor dem Hintergrund dass es sich hier aktuell um ein unvorhergesehenes und nicht planbares Ereignis handelt, ist dann ebenso von einem persönlichen Leistungsverweigerungsrecht* auszugehen. Hier gibt § 616 BGB Mitarbeitern die Möglichkeit, bei familiären Ereignissen, die eine Anwesenheit unverzichtbar machen, der Arbeit – zumindest für eine vorübergehende Zeit – fern zu bleiben und auch vergütet zu bekommen. Im Gesetz gibt es hier keine festgelegte Anzahl von bestimmten Tagen, die als vorübergehende Zeit definiert sind. Hier sind die Umstände des Einzelfalles und der aktuellen Situation angemessen zu berücksichtigen und liegen somit im Ermessen des Arbeitgebers. Und noch etwas kann bei der Anwendung der persönlichen Leistungsverhinderung hier eine Rolle spielen: Die Anwendung des § 616 BGB kann im Arbeitsvertrag oder in für das Arbeitsverhältnis geltenden Tarifverträgen ausgeschlossen werden. Dies bedeutet, dass dann für diese Fälle auch die automatische Vergütungspflicht für den Arbeitgeber entfällt.
*Kurzes update nach den aktuellen Beschlüssen der Länder zur Schließung der Schulen + Kitas: Über die Anwendung des § 616 BGB hier in diesem Fall kann man sich trefflich streiten. Hier werden unterschiedliche Meinungen vertreten: Die einen eher in die Richtung das kein Vergütungsanspruch besteht, da der Paragraph hier gar nicht greift, die anderen votieren dafür, das hier eine Vergütung zu zahlen ist und dieser Anspruch aus § 616 BGB auch gar nicht vertraglich abbedungen werden kann, wiederum dritte sagen, wenn zu zahlen ist, dann längstens für 5 Tage. Fakt ist: Es gibt hier aktuell keine „einzige“ höchstrichterliche Rechtssprechung des BAG zu diesem Fall, weil wir einen solchen auch bisher nicht hatten. Die Frage ist jedoch: kommt es hier in der Praxis überhaupt darauf an? Es geht doch jetzt darum, in dieser schwierigen Situation für uns alle, für die Mitarbeitenden, besonders die, die Eltern sind, genauso wie für Unternehmen, hier möglichst das zu tun, was am wirksamsten hilft. Und das möglichst zum Gemeinwohl und nicht zum Schaden des anderen. Also, aus meiner Sicht ist entscheidend, hier getragene, einvernehmliche Lösungen zu finden. Wie kann also möglichst ein Vergütungsanspruch erhalten bleiben, Arbeit auch geleistet werden und natürlich auch die Kinderbetreuung gewährleistet sein.
Was unabhängig davon besteht, ist immer die Möglichkeit, Urlaub zu nehmen oder auch unbezahlten Urlaub zu beantragen, so dass die Kinderbetreuung auf jeden Fall sichergestellt werden könnte.
Welche Auswirkungen gibt es auf die Arbeitszeit?
Mit der Vereinbarung für eine Tätigkeit im Homeoffice ändert sich erst einmal „nur“ der Arbeitsort. Alle anderen Arbeitsbedingungen, wie z.B. die Arbeitszeit oder die Aufgaben bleiben zunächst davon unberührt. Wenn es allerdings Sinn macht, können auch andere Arbeitsbedingungen, – wie die Arbeitszeit – aufgrund der aktuellen Lage angepasst werden. Ggf. kann eine Flexibilisierung und stärkere Beweglichkeit von Arbeitszeiten jetzt ebenfalls vor dem aktuellen Hintergrund der Schließung von Schulen und Kitas nützlich sein. So könnten ggf. bisher starre Arbeitszeitmodelle (z.B. in denen 8 Stunden am Stück gearbeitet wird) aufgeweicht werden. Damit würde ein Wechsel von Arbeit und Freizeit leichter erfolgen können und damit auch eine zeitweilige Kinderbetreuung tagsüber einfacher möglich sein.
Auch diese Änderung geht nur gemeinschaftlich mit Arbeitgeber und Mitarbeitenden zusammen – nur jeweils der eine Teil kann diese nicht alleine durchsetzen.
Was ist mit dem Anspruch auf Gehalt im Homeoffice?
Wer im Homeoffice arbeitet, hat ganz normal Anspruch auf sein Gehalt, – den er leistet ja seine Arbeit. Homeoffice setzt daher voraus, dass der Mitarbeitende auch in der Lage ist, seine Arbeit zu leisten. Tut er das nicht und/oder ist er daran gehindert seine Arbeitsleistung zu erbringen, entfällt auch der Anspruch auf Bezahlung.
Davon abzugrenzen sind die Fälle, in denen Mitarbeitende erkranken und dann arbeitsunfähig sind. Dann greifen hier die gesetzlichen Regelungen der Entgeltfortzahlung.
Besteht dagegen die jetzt häufiger vorkommende Situation, dass ein Mitarbeiter in Quarantäne geschickt wird, obwohl er selber keine Anzeichen von Corona aufzeigt und daher nicht krank geschrieben ist, so wird auch hier das Gehalt – längstens für die Dauer von 6 Wochen – vom Arbeitgeber weitergezahlt. Dieser kann sich jedoch dann gem. § 56 Abs. 5 des Infektionsschutzgesetzes das gezahlte Gehalt innerhalb von 3 Monaten nach Einstellung der verbotenen Tätigkeit oder dem Ende der Quarantäne bei der zuständigen Behörde erstatten lassen. So zumindest, wenn die Quarantäne im Inland erfolgt.
Darf ein Mitarbeitender aus einem Land nicht ausreisen und wird dort in Quarantäne behalten, sind die Regelungen des Infektionsschutzgesetzes nicht einschlägig und es gibt hier aktuell noch keine eindeutige Aussagen bzw. Lösungen für diese Sachverhalte.
Was ist zu tun, wenn Kurzarbeit droht?
Kommt es zu einem zu hohem Arbeitsausfall und zu starken wirtschaftlichen Einbußen, kann übergangsweise die Anordnung von Kurzarbeit und die Beantragung von Kurzarbeitergeld durch den Arbeitgeber helfen. Kurzarbeitergeld kann bis zur Dauer von 12 Monaten gewährt werden. Mitarbeiter erhalten dann trotz der geringeren Arbeitsleistung einen Ausgleich auf ihr bisheriges Nettoentgelt. Dies entspricht der Höhe wie beim Arbeitslosengeld. Im Moment werden die gesetzlichen Bestimmungen für Kurzarbeitergeld überarbeitet. Es ist wichtig, bei der Beantragung von Kurzarbeitergeld sich mit der jeweils für das Unternehmen zuständigen Agentur für Arbeit abzustimmen, ob und unter welchen Voraussetzungen hier Kurzarbeitergeld bewilligt werden kann.
Wie wird der Workflow aufrecht erhalten?
Eine wesentliche Basis ist hier dass die technischen Voraussetzungen für ein remote-Arbeiten geschaffen sind. Eine funktionierende Technik – wie z.B. eingerichtetes VPN – ist Voraussetzung für ein online arbeiten.
Doch neben der Technik ist es ebenso wichtig, klare Absprachen zu treffen, wie miteinander gearbeitet werden soll. Die Klärung folgender Fragen kann hier helfen:
• Welche festen Erreichbarkeitszeiten sollen weiter bestehen oder sollten vereinbart werden?
• Gibt es (weiterhin) Servicezeiten gegenüber Kunden , die abgebildet werden müssen?
• Wie soll der gemeinsame Austausch im Team und im sonstigen (sozialen) Miteinander stattfinden?
• Gibt es feste Telkos, Chats, Videokonferenzen?
• Welche Meetings, die es bisher gab, werden nun auch im Homeoffice, – dann aber eben virtuell telefonisch oder per Videocall – aufrecht erhalten?
• Welche Termine sind zwingend notwendig, welche werden abgesagt?
• In welchen Abständen wird über die aktuelle Lage z.B. von der Unternehmensleitung kommuniziert?
• Wie kann der Zugang zu Dokumenten und Informationen sichergestellt werden?
Der Workflow sollte so gestaltet werden, dass er möglichst so reibungslos funktioniert, wie beim „Präsenzarbeiten“.
Welchen Rahmen gibt es für eine gemeinsame Orientierung?
Im besten Fall gibt es Regeln, auf welchen Kanälen wer zu welchem Thema und welcher Zeit kommunizieren kann und sollte. Dabei sollten Ziele wie z.B. Produktivität, Zufriedenheit und ein hohes Wissensmanagement als Orientierung dienen, nützliche Absprachen hierüber zu finden.
Positive Beispiele, wie eine Koordination hier erfolgen kann, lassen sich z.B. in Berufsgruppen finden, die bereits jetzt schon durch ihre Tätigkeit nicht an einem und Ort arbeiten und sich auch nicht zwingend zusammen an einem Ort befinden. So wie es z.B. bei Vertriebsmitarbeitern, Monteuren oder Bauleitern der Fall ist. Trotzdem finden hier unter diesen regelmäßige Abstimmungen untereinander statt und das Gesamtergebnis funktioniert.
Was ist für den Datenschutz zu beachten?
Auch wenn die Mitarbeitenden von zuhause aus arbeiten, muss das Unternehmen sicherstellen, dass die datenschutzrechtlichen Anforderungen eingehalten werden. Insofern müssen auch hier erforderliche Maßnahmen getroffen werden, die Daten entsprechend zu schützen. Das kann praktisch aufgrund von Nachweispflichten durch den Mitarbeiter erfolgen. Unabhängig von seinem Arbeitsort ist der Mitarbeiter verpflichtet, im Sinne der Datensicherheit betriebliche Daten geheim zu halten und vor Fremdeingriff zu schützen. Entsprechende Vorkehrungen wie z.B. Passwörter Zugang zu Geräten und Unterlagen sind daher jeweils im Vorfeld zu treffen.
Es gilt hier für Mitarbeitende, sich einen Arbeitsplatz einzurichten, an dem auch der Datenschutz gewahrt werden kann. Also keine Firmendaten „offen“ herumliegen lassen, bei Telefonaten die Möglichkeit haben, die „Tür hinter sich zu machen zu können“, so das nicht jeder mithören kann. Firmenunterlagen/Daten sind nach der Arbeit weg zu schließen und Firmendaten generell vor dem unbefugten Zugriff Dritter möglichst zu schützen. Da es sich hier jetzt ggf. um „spontanes“ Homeoffice handelt, kann auf ganz pragmatische Mittel zurück gegriffen werden wie z.B. dann Firmenunterlagen in einem Koffer zu verschließen, sollte keine abschließbare Schublade oder Schrank vorhanden sein. Der Schutz der Daten muss jedoch vorab geklärt werden und auch Mitarbeitende sollte auch in dieser spontanen Situation bewusst sein, dass hier ein sensibler und achtsamer Umgang weiterhin erforderlich ist.
Wie organisieren sich Mitarbeiter im Homeoffice?
Wenn möglich, sollte es eigene Räumlichkeiten geben und eine entsprechende Selbstorganisation und Disziplin vorhanden sein, sich jeweils auf das eine oder eben das andere zu konzentrieren. Weiterhin ist hilfreich
• online sichtbar zu sein – also aktiv zu kommunizieren. Das gilt sowohl für die reinen Arbeitstätigkeiten als auch für die sozialen Kontakte. Auch im Büro würde ich ja fragen, wie es meinem Kollegen geht.
• Sich verschiedene Arten von Aufgaben (z.B Mails lesen, Telefonate, Kundenkommunikation, Konzepte schreiben, Meetings…) einteilen.
• Herausfinden, wann die eigene Konzentration und Energie am höchsten ist, um dann die wichtigsten Aufgaben entsprechend darauf abzustimmen.
• Sich mentale Auszeiten und Denkpausen reservieren.
Gute Tipps im Umgang mit Homeoffice gibt es auch in diesem Blog: https://www.zukunftderarbeit.de/2020/03/13/aus-aktuellem-anlass-tipps-zum-erfolgreichen-arbeiten-im-home-office-in-zeiten-von-corona/
Fazit:
Viele gute Lösungen finden sich im gemeinsamen Gespräch zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter, getragen von einem gemeinsamen Verständnis füreinander. Und auch wenn die Zeiten gerade herausfordernd sind: es ist gut sich einen Kopf zu machen ohne sich verrückt zu machen 🙂
Der Blogartikel ist mein Beitrag zur Blogparade „Wie HR in der Corona-Krise Staat und Gesellschaft unterstützen kann – #HRvsCoronaKrise“ von Stefan Scheller. Weil eben auch das Arbeitsrecht eine ganz neue Funktion der Stablisierung auf der einen und der Flexibilisierung auf der anderen Seite leisten kann. Sie finden den Aufruf zur Blogparade unter: https://persoblogger.de/2020/03/21/blogparade-wie-hr-in-der-corona-krise-staat-und-gesellschaft-unterstuetzen-kann-hrvscoronakrise/