Homeoffice und mobile Arbeit beschäftigt aktuell viele Unternehmen. Flexibel zu arbeiten ist seit Corona für manches Unternehmen und auch für viele Mitarbeitende zum Lebensmotor in den letzten Wochen geworden. Waren es bislang „nur“ diverse Bedürfnisse von Mitarbeitenden und Unternehmen, wie z.B. von geänderten Lebensgewohnheiten, Karrierezielen oder die Absicht, damit auch die Arbeitgeberattraktivität zu steigern, wird eine flexible Arbeitsweise nunmehr auch aus arbeitsschutzrechtlichen und wirtschaftlichen Gründen fast zwingend notwendig. Denn: um die erforderlichen Abstandsregelungen in Unternehmen einzuhalten und vor allem ein Infektionsrisiko im Betrieb zu verhindern, ist Abstand immer noch Gebot der Stunde – und wird es aller Voraussicht nach, wohl auch noch eine Weile bleiben. Umso besser, wenn es gelingt, Homeoffice und mobile Arbeit rechtssicher einzuführen und gleichzeitig damit Bedürfnisse zu erfüllen.
Homeoffice & mobile Arbeit: Teil des Arbeitsschutzes
Wenn jetzt wieder mehr Menschen an ihren Arbeitsplatz zurückkehren, wird es umso wichtiger, dass Arbeitgeber sie dort und in der Ausübung ihrer Tätigkeit so schützen, dass sie weiterhin gesund bleiben. Homeoffice und mobiles Arbeiten bieten hierfür eine gute Lösung, (→ siehe hierzu auch meinen Beitrag https://www.britta-redmann.de/wie-der-arbeitsschutz-die-wirtschaft-wieder-zum-laufen-bringt/)
Die aktuelle Krise hat gezeigt, wie wichtig diese neue Art zu arbeiten für uns ist. Und sie hat uns auch die Chancen und Risiken aufgezeigt und teils erleben lassen. So hat die Coronazeit gerade bei den von zuhause arbeitenden Eltern, die gleichzeitig ihre Kinder betreuen mussten und sich um Homeschooling zu kümmern hatten gezeigt, dass ein produktives Arbeiten noch mehr Voraussetzungen bedarf, als „nur“ den Arbeitsort nach Hause zu verlagern. Und manch ein verklärter Gedanke zum „Homeoffice“ hat unter der für Eltern bestehenden ständigen Doppelbelastung vielleicht sein Ende gefunden…
Aus Erfahrungen lernen und Bedürfnisse erkennen
Umso wichtiger hier aus diesen gemachten Erfahrungen zu lernen und flexible Arbeitsformen zukunftsfähig in den Arbeitsalltag zu integrieren! Dabei geht es gerade jetzt vor allem darum, diese Anpassungen auch in Bezug auf die rechtlichen Grundlagen zu überprüfen und sie rechtskonform und gleichzeitig möglichst bedürfnisgerecht zu gestalten: Was genau ist bei der Arbeit von Zuhause aus zu beachten? Wenn Vereinbarungen getroffen werden, worauf sollten sich diese beziehen? Wem ist was wichtig dabei? Geht es nur um das „Homeoffice“? Oder empfiehlt sich eher eine Einführung des „mobilen Arbeitens“, das wesentlich praxisnäher in seinen Anforderungen ist und auch nach Corona eine Flexibilität bei der Wahl des Arbeitsortes ermöglicht?
Homeoffice oder mobile Arbeit – was ist also besser? Die Antwort vorneweg: es gibt hier kein „richtig“ oder „falsch“, sondern vielmehr ist die Frage: was passt zum jeweiligen Unternehmen und auch für den Mitarbeitenden für die Art seiner Tätigkeit am besten und welche Bedürfnisse stehen hier dahinter?
Homeoffice & mobile Arbeit – nur ein sprachlicher Unterschied?
Von zuhause arbeiten – die einen sagen Homeoffice dazu die anderen nennen es mobile Arbeit. Also nur eine sprachliche Feinheit? Auch wenn wir das in unserem Alltag und in unserem Sprachgebrauch so meinen, so haben beide Arbeitsweisen rechtlich unterschiedliche Anforderungen. Von Homeoffice sprechen wir dann, wenn der Mitarbeiter seine Tätigkeit von zu Hause aus erledigt. Das Gesetz bezeichnet dies auch als Telearbeit und zwar dann, wenn die Tätigkeit auch ausschließlich nur von einem festen Arbeitsplatz zuhause aus ausgeübt wird. Im Gegensatz zum mobilen Arbeiten sind beim Homeoffice andere Arbeitsorte, wie z.B. im Café, im Ferienhaus oder im Coworkingspace ausgeschlossen. Hinzu kommt, dass für das Arbeiten im Homeoffice als Telearbeitsplatz besondere Regelungen zur Anwendung kommen, die bestimmte Auflagen an einen solchen Arbeitsplatz und bestimmte arbeitsschutzrechtliche Überprüfungen an den Arbeitgeber stellen. Bei „mobiler Arbeit“ gibt es das nicht, eine solche ist wesentlich allgemeiner und weiter gefasst, was Arbeiten an verschiedenen Orten anbelangt.
Unterschied Homeoffice – mobile Arbeit
Um möglichst viel Flexibilität auszuschöpfen und Verwaltungsaufwand gering zu halten, geht es daher in einem ersten Schritt zunächst darum zu klären, was für die Tätigkeit wichtig ist, ob diese ausschließlich beim Mitarbeitenden zu Hause stattfindet oder ob es sich um ortsunabhängige Tätigkeiten handelt.
Beispiel Homeoffice als Telearbeitsplatz:
– Callcenter-Tätigkeiten
– Tätigkeiten mit personenbezogenen Daten
– Tätigkeiten mit besonderen Gerätschaften (z.B. spezielle Lampen, Technik, Materialien)
Beispiele mobile Arbeit:
– Konzepte, Texte erstellen,
– Büroarbeit
– Softwareentwicklung
Genauso wichtig ist es, vonseiten des Mitarbeitenden seine Wünsche und Bedürfnisse zu kennen. So kann es unterschiedlich bestellt sein, ob Mitarbeitende regelmäßig oder nur gelegentlich von zuhause arbeiten wollen oder vielleicht auch von anderen Orten mobil ihren Tätigkeiten nachgehen möchten. Auch der persönliche Kontakt zu den Kollegen kann eine wichtige Rolle spielen: haben doch die vergangenen Wochen gezeigt, dass Videocalls zwar ein gutes funktionierendes Arbeiten ermöglichen, gleichwohl jedoch das Gefühl der Zusammengehörigkeit und der Zugehörigkeit zum Team, nicht unbedingt nur vor dem Bildschirm aufkommt. Hier fehlt(e) ganz eindeutig den meisten das persönliche Zusammentreffen….
Rechtliche Gestaltung von Homeoffice & mobile Arbeit
Umso wichtiger ist es, nun auch aus diesen gemachten Erfahrungen zu lernen. Ist geklärt, was konkret eingeführt werden soll, geht es neben der organisatorischen Umgestaltung der Arbeitsplätze auch um eine vor allem rechtskonforme Veränderung der örtlichen Gegebenheiten. Was ist dabei zu beachten?
Auch wenn der Arbeitgeber grundsätzlich den Arbeitsort festlegen darf, gilt dies nicht für Homeoffice oder mobiles Arbeiten, denn beide sind keine Betriebsorte. Weder das eine noch das andere kann einseitig angeordnet werden und sind nicht vom sogenannten Direktionsrecht des Arbeitgebers umfasst. Das gilt umgekehrt genauso für den Mitarbeitenden: auch er darf nicht einseitig entscheiden, seine Tätigkeit aus dem Homeoffice zu erfüllen oder mobil zu arbeiten.
Es bedarf daher einer vertraglichen oder rechtlichen verbindlichen Vereinbarung für beide Seiten. Diese kann einzelvertraglich mit den jeweiligen Mitarbeitenden geregelt werden oder kann auch durch eine kollektivrechtliche Betriebsvereinbarung erfolgen, sofern ein Betriebsrat vorhanden ist.
Vertragliche Vereinbarung Telearbeit, Homeoffice & mobiles Arbeiten:
Telearbeit:
Beim Homeoffice gibt es die Besonderheit, dass wir umgangssprachlich damit meist mehrere Möglichkeiten meinen, nicht im Unternehmen zu arbeiten. Dabei unterscheiden wir (meistens) nicht zwischen remote Arbeiten, Telearbeit, mobiler Arbeit oder Homeoffice. Doch je nach dem Umfang und Häufigkeit und auch der Ausübung hat dies direkte Auswirkung auf die vertragliche Gestaltung. So gibt es im Gesetz eine ganz genaue Legaldefinition davon, wann von einem festen Arbeitsplatz zuhause gesprochen werden kann. Diese Definition findet sich in § 2 Abs. 7 der Arbeitsstättenverordnung. Der Begriff, der hier im Gesetz verwendet wird, ist der der „Telearbeit“. Danach ist nur dannvon einem solchen Telearbeitsplatz auszugehen, wenn ein
• vom Arbeitgeber fest eingerichteter Bildschirmarbeitsplatz
• im Privatbereich des Beschäftigten
• für den der Arbeitgeber eine mit dem Beschäftigten vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit
• und die Dauer der Einrichtung festgelegt hat, eingerichtet ist.
Eingerichtet ist der Telearbeits-Arbeitsplatz jedoch erst dann, wenn
• der Arbeitgeber und der Beschäftigte die Bedingungen hierüber arbeitsvertraglich oder im Rahmen einer Vereinbarung (z.B. auch durch eine Betriebsvereinbarung ) festgelegt haben,
• die benötigte Ausstattung des Homeoffice-Arbeitsplatzes mit Mobiliar, Arbeitsmitteln einschließlich der Kommunikationseinrichtungen durch den Arbeitgeber oder einer von ihm beauftragten Person
• im Privatbereich des Beschäftigten bereitgestellt und installiert ist.
Es empfiehlt sich hier eine Vereinbarung von klaren vertraglichen Regelungen über Begründung, Umfang, Beendigung und Ausgestaltung der Telearbeit Möglichkeit.
Das gilt für neu abzuschließende Arbeitsverträge genauso wie für nachvertragliche Ergänzungen bestehender Arbeitsverträge.
Mobiles Arbeiten:
Für mobile Arbeit gibt es zwar keine gesetzliche Definition – jedoch gibt es eine Definition, die sich bei der Gesetzesbegründung für die Einführung der Mitbestimmung zu mobiler Arbeit findet. (Durch das Betriebsrätemodernisierungsgesetz gibt es seit Juni 2021 einen eigenen Mitbestimmungstatbestand für mobile Arbeit in § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG, siehe auch unten ↓). Danach arbeitet ein Mitarbeitender mobil, „wenn er oder sie die geschuldete Arbeitsleistung unter Verwendung von Informations- und Kommunikationstechnik außerhalb der Betriebsstätte von einem Ort oder von Orten seiner oder ihrer Wahl oder von einem mit dem Arbeitgeber vereinbarten Ort oder von mit dem Arbeitgeber vereinbarten Orten erbringt.
Mobile Arbeit liegt nicht vor, wenn der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin die geschuldete Arbeitsleistung aufgrund deren Eigenart ortsgebunden erbringen muss.“
Für mobiles Arbeiten ist keine schriftliche Vereinbarung vorgeschrieben und es gibt keine besonderen Auflagen an den Arbeitgeber bezogen auf den Arbeitsschutz wie z.B. bei der Telearbeit.
Homeoffice als Form mobiler Arbeit:
Zwar gibt es noch keine BAG-Entscheidung hierzu jedoch gab es in der SARS-CoV-2-Arbeitsschutzregel (zuletzt noch in der Fassung vom 24.11.2021) das erste Mal eine Begriffsbestimmung zu mobiler Arbeit, in der auch eine Abgrenzung zum Begriff Homeoffice erfolgt und an der sich orientiert werden kann. Diese legte folgendes fest:
• „Homeoffice ist eine Form des mobilen Arbeitens. Sie ermöglicht es Beschäftigten, nach vorheriger Abstimmung mit dem Arbeitgeber zeitweilig im Privatbereich, zum Beispiel unter Nutzung tragbarer IT-Systeme (zum Beispiel Notebooks) oder Datenträger, für den Arbeitgeber tätig zu sein. …
• Regelungen zur Telearbeit bleiben unberührt.“
Kann mobiles Arbeiten „einfach so“ im Unternehmen eingeführt werden?
Es kommt drauf an – würde der Jurist sagen .
Um für alle Beteiligten in einem Unternehmen – also meist sind dies ja Mitarbeitende unterschiedlicher Teams, Führungskräfte, Personaler, Betriebsräte und Geschäftsführer oder Vorstände – möglichst Klarheit und Transparenz zu haben und damit die Zusammenarbeit zu unterstützen, hat sich für die Einrichtung von Homeoffice als eben auch für mobiles Arbeiten in der Praxis eine solche Vereinbarung sehr bewährt. Das mag in einem kleinen Unternehmen mit vielleicht 10 Mitarbeitenden noch mal anders sein als bei in einem solchen mit einer Größe von 50 Kolleginnen und Kollegen und mehr.
Bedarf die Vereinbarung einer besonderen Form?
In beiden Fällen ist keine besondere Form vorgeschrieben. Allerdings haben sehr viele Unternehmen einen festen Arbeitsort in ihren Arbeitsverträgen vereinbart. Soll nun auf Homeoffice oder auf mobiles Arbeiten umgestellt werden, kann sich die bisherige – auf Präsenz beruhende – Arbeitsorganisation ändern. Daraus entsteht eine Verpflichtung aus § 2 Abs. 1 Nachweisgesetz für den Arbeitgeber, die besagt, dass die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich festzuhalten sind und hier z.B. eine rein elektronische Form ausgeschlossen ist.
Hinzu kommt weiter, dass viele Unternehmen auch in ihren Arbeitsverträgen die Schriftform für sämtliche Änderungen vereinbart haben, so dass auch hieraus das Erfordernis einer schriftlichen Vereinbarung notwendig sein kann.
Was sollte in einer Vereinbarung geregelt sein?
Neben den wie oben zum Homeoffice aufgeführten Punkten kann es hier hilfreich sein, auch bestimmte Voraussetzungen und/oder Rahmenbedingungen für mobile Arbeit aufzunehmen.
Außerdem gilt es auch den Datenschutz zu beachten. Denn hier gilt nichts anderes als im Büro: Datensicherheit und Datenschutz sind auch im Homeoffice und bei mobilem Arbeiten vom Arbeitgeber sicherzustellen und vom Mitarbeiter umzusetzen. Auch wenn Mitarbeiter an einem Ort außerhalb des Betriebes arbeiten, sind der Datenschutz zu erfüllen und die Datensicherheit zu gewährleisten: Betriebliche und personenbezogene Daten sind geheim zu halten und vor Fremdeingriff zu schützen. Hierfür sind Vorkehrungen wie z. B. Einschränkungen des Zugangs – wie passwortgeschützte Zugriffe – zu Geräten und/oder Unterlagen zu treffen. Hier gilt das Gleiche wie sonst auch: Unternehmen sind in der Verantwortung, den Datenschutz sicherzustellen und den Arbeitnehmer entsprechend zur Einhaltung der Vorkehrungen anzuweisen.
Hier eine kleine Checkliste für mögliche Regelungspunkte die allen Beteiligten zur Klarheit verhelfen:
Checkliste vertragliche Vereinbarung:
• Definition von Homeoffice bzw. mobiler Arbeit
• Voraussetzungen vereinbaren, wie z.B
o Freiwilligkeit für beide Seiten
o Geeignete Aufgaben
o Kontakt zum Betrieb
o Erhalt des betrieblichen Arbeitsplatzes
o Art und Weise der gegenseitigen Kommunikation
• Umfang von Homeoffice bzw. mobiler Arbeit
o Anzahl der Tage oder Stunden?
o Feste Zeiten oder in Abstimmung?
• Arbeitszeiten & Erreichbarkeit
o Arbeitszeiten
o Arbeitszeitrahmen für mobile Arbeit
o Zeiterfassung
o Erreichbarkeitszeiten und Zeiten, an denen Mitarbeitende nicht erreichbar sind
• Überlassene Arbeits- und Kommunikationsmittel
• Kostenübernahme
• Informations- und Datensicherheit sowie Datenschutz
o Einschränkung des Zugangs zu Daten
o Sicherstellung Datenschutz
o Entsorgung Unterlagen
• Arbeitssicherheit & Arbeitsschutz
• Geltungsdauer (z.B. bei befristeten Regelungen)
Mitbestimmung des Betriebsrates
Ist ein Betriebsrat vorhanden, so hat dieser unter Umständen Beteiligungs- oder Mitbestimmungsrechte bei der Veränderung des Arbeitsortes, was bei einer dauerhaften Einrichtung von Homeoffice oder mobiler Arbeit der Fall wäre.
Mögliche Beteiligungs- und Mitbestimmungsrechte können hier sein:
• Zu mobiler Arbeit hat der Betriebsrat zwar nicht bzgl. des „Ob“ der Einführung mitzubestimmen, doch bei allen Fragestellungen zur Ausgestaltung (also des „Wie“). Das ergibt sich direkt aus § 87 Abs. 1 Nr. 14 BetrVG.
• Vorherige Zustimmung erforderlich, wenn es sich um eine Versetzung handelt, gem. § 99 BetrVG.
• Werden technische Geräte, wie z.B. Tablets, Laptops, Smartphones oder sonstige mobile Endgeräte verwendet, die nicht auch schon vorab vom Mitarbeiter genutzt werden, ist der Betriebsrat hier einzubeziehen und muss der Verwendung vorab zwingend zustimmen. Hier besteht ein zwingendes Mitbestimmungsrecht, § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.
• Mitbestimmung bezüglich möglicher gesundheitlicher Auswirkungen beim Homeoffice bzw. mobiler Arbeit gem. § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG.
• Je nach Umfang der Ausweitung der Veränderung des Arbeitsortes durch flächendeckendes Homeoffice bzw. des mobilen Arbeitens kann eine Betriebsänderung §§ 111, 112 BetrVG vorliegen und damit einen Interessensausgleich erforderlich machen.
Ist daher ein Betriebsrat im Unternehmen vorhanden, kann es hier durchaus sinnvoll sein, eine Betriebsvereinbarung zu Homeoffice und/oder mobiler Arbeit mit ihm zu verhandeln. Die o.g. Regelungspunkte gelten entsprechend.
Fazit:
Nach heutigem Stand lässt sich Homeoffice als auch mobiles Arbeiten arbeitsrechtlich sehr gut lösen. Die Erfahrungen der Coronakrise zeigen uns jedoch, dass die Herausforderungen weniger im rechtlichen, sondern vielmehr im tatsächlichen liegen. Umstände wie die Größe der Wohnung, das Alter und die Anzahl der betreuungsbedürftigen Kinder oder Angehörigen hat unverkennbar starke Auswirkungen auf die Menschen, welche in den letzten zwei Monaten ausschließlich von zuhause arbeiten mussten, und insoweit eine Doppelbelastung managen und aushalten mussten. Die Herausforderung besteht nun vor allen darin, dass weder der Staat noch die Arbeitgeber die Möglichkeit haben, auf diese prägenden Einflussfaktoren derartig einwirken zu können, dass Homeoffice bzw. mobiles Arbeiten zukünftig ohne solche Doppelbelastungsfaktoren einfach möglich sein wird. Dabei sollte auf jeden Fall berücksichtigt werden, dass hier neue Arbeitsformen entwickelt werden müssen, da die nächste Pandemie mit Sicherheit kommen wird und wir darauf bislang offensichtlich in keiner Weise vorbereitet sind.
Quellen:
https://www.bertelsmann-stiftung.de/de/unsere-projekte/betriebliche-arbeitswelt-digitalisierung/projektnachrichten/leitfaden-fuer-rechtliche-umsetzung-von-new-work
https://www.baua.de/DE/Angebote/Rechtstexte-und-Technische-Regeln/Regelwerk/AR-CoV-2/pdf/AR-CoV-2.pdf?__blob=publicationFile&v=4
Redmann, Britta, Agile Arbeit rechtssicher gestalten, Haufe
BT-Drucksache 19/28899 Gesetzesbegründung zu § 87 Abs. 1 Nr. 14 BetrVG