Eine Retrospektive findet immer dann statt, wenn ein Team über das Vergangene nachdenkt, um sich in Zukunft zu verbessern. Das klingt so einfach. Aber gerade in Zeiten enormer Umbrüche erlebe ich Retrospektiven als wertvolle Methode des Luftholens, des gemeinsamen Boxenstopps und als Kernelement der agilen Organisation. Und Retrospektiven haben noch eine ganz besondere Eigenschaft: sie können aus dem Scrum-Framework herausgelöst werden und als Kommunikationselement auch in anderen Unternehmenszusammenhängen und Projektverläufen eingesetzt werden. Viele „meiner“ Mandanten und Kunden sind noch sehr klassisch aufgestellt. Hier agile Methoden durch die Hintertür (natürlich ohne Hinterhalt ;-)!) einzusetzen bringt inspirierende Erkenntnisse!
NewWork heißt nicht „alles neu“
Viel zu häufig wird New Work interpretiert als ein Trend der Arbeitswelt, der alles was bisher war über den Haufen werfen möchte, um in Zukunft besser, innovativer, ja eben neuer zu agieren. Projektmanagement weicht dem agilen Projektmanagement, der Jour fixe weicht dem Daily Stand Up und der Newsletter der Kommunikationsplattform. Nichts davon ist grundsätzlich falsch – aber (fast) nichts davon ist auch grundsätzlich neu. Zumindest basiert es auf unseren Erfahrungen und ist darum jetzt so gut, weil wir aus der Vergangenheit gelernt haben.
Das klingt eigentlich so logisch, dass es nicht einmal einen Blogartikel wert wäre – aber in der Praxis erlebe ich es doch so oft anders. Da stehen sich in Teams „die einen“, die Methoden aus dem „Jetzt“ in eine neue Organisations- oder Arbeitsstruktur retten wollen, und „die anderen“, die von null auf dem Reißbrett starten möchten, diametral gegenüber.
Veränderung wird zum Teamkampf, statt zum Teamsprint. Change Management Projekte scheitern, weil versucht wird den einen gegen das andere auszuspielen.
Retrospektiven helfen dabei, genau diesen Teufelskreis aus unbedingtem Veränderungswillen gegen alles was war und Beharrungstendenzen gegen das was kommt zu durchbrechen.
Denn klar ist: auch wenn New Work als Buzzword keine Lösung darstellt: Arbeit muss sich verändern. Vielmehr sind wir mittendrin. Genau der richtige Zeitpunkt also, um zurück und nach vorne zu schauen.
Das Setting der Retrospektive
Der Erfolg einer Retrospektive hängt maßgeblich von der Art und Weise ab, wie sie vorbereitet und durchgeführt werden. Dazu gehört als erstens die Verantwortlichkeit für die Retrospektive – für den Zeitpunkt und die Form des Innehaltens. In agil aufgestellten Teams mag das selbstverständlich der Scrum Master sein, aber es kann auch jedes andere Teammitglied diese Funktion übernehmen – eben wenn wir die Retrospektive aus ihrem Framework herauslösen zum Beispiel.
Eine Retrospektive ist die „Reinform“ der Kommunikation, denn sie bedarf des Vertrauens, der Offenheit und der Verschwiegenheit. Retrospektiven bieten Raum für Austausch und für Ehrlichkeit. Die Rolle des Moderators ist dabei in ihrer Relevanz nicht zu unterschätzen. Denn nur das Einführen von Retrospektiven löst natürlich nicht das Problem der unterschiedlichen Meinungen im Team. Es lässt sie aber zu. Der Moderator lässt sie zu und kann gleichzeitig den Punkt zwischen Diskussion und Konfrontation sehr genau abschätzen.
Was ich besonders an Retrospektiven schätze ist die Nicht-Kommunikation. Und damit meine ich nicht, dass Themen nicht angesprochen werden oder man sich etwas nicht traut zu sagen. Damit meine ich vielmehr den Moment des Aushaltens von Stille. Denn wenn wir ehrlich in uns reinhören und die letzte Zeit Revue passieren lassen, dann braucht es kaum Worte.
Eine weitere wertvolle Eigenschaft eines guten Moderators ist das Stellen der richtigen Fragen. Eine einzige Frage birgt das Potential eine positive Atmosphäre zu schaffen oder sie zu zerstören. Eine Frage kann neugierig machen oder abschließen, sie kann Ideen sprießen lassen oder in eine Sackgasse führen. Wenn man sich diese Macht der Fragen vor Augen führt, dann würde man sich vielleicht öfter genauer überlegen, WIE man fragt.
- Was haben wir so gut gemacht, dass wir darüber reden müssen, um es nicht zu vergessen?
- Was haben wir gelernt?
- Was müssen wir künftig anders machen?
- Was haben wir noch nicht verstanden?
Retro-Vielfalt
Überhaupt gehören Retrospektiven in ihrer Vielfalt noch viel stärker aus dem noch sehr engen Zusammenhang des agilen Arbeitens herausgeholt. Sie passen in den Bereich politischer Debatten ganz sicher ebenso wie in den Bildungszusammenhang und ich kann sie in arbeitsrechtlichen Diskussionen sehr zielführend einsetzen. Retrospektiven sind geprägt von Transparenz und genau dies kommt der Arbeit zwischen den Parteien im Unternehmen sehr zugute. Konflikte entstehen längst nicht (nur) durch unterschiedliche Meinungen, sondern viel häufiger durch Uninformiertheit oder Ratlosigkeit. Beiden Phänomenen wirkt die Retrospektive in ihrer Strukturiertheit und Offenheit entgegen. Sie lässt Meinungen zu und kommt mithilfe einer gewählten Methode zu neuen Lösungen, die „beyond“ des erwarteten Raums der Möglichkeiten liegen und damit kein Teammitglied düpieren – wichtig in Settings, die (noch) nicht (bewusst) agil arbeiten. Es kann ein Konsens entstehen, bei dem niemand das Gefühl des Verlierens hat!
Als Moderator oder Agiler Coach kann man mit den unterschiedlichen Formen einer Retrospektive so viele Köpfe öffnen und ich finde es selbst großartig immer wieder neue Retros kennenzulernen (wenn es auch im Arbeitsalltag sicher sinnvoll ist, sich auf einige gut funktionierende Formate zu beschränken).
Meine drei Lieblings-Retro-Formate an dieser Stelle:
Die Starfish-Retrospektive
Warum nicht mal einen Seestern zu Rate ziehen – das weckt gleich den Gedanken an Urlaub und Meer und ist damit ein absoluter Kopföffner! In Form eines Sterns beantworten die Teammitglieder folgende Fragen:
- Start Doing: Was wollen wir Neues machen?
- Stop Doing: Was hat sich nicht bewährt?
- Keep Doing: Was wollen wir beibehalten?
- More of: Was wollen wir häufiger tun?
- Less of: Was wollen wir reduzieren?
M&M-Retrospektive
Für die Süßen unter uns (und gegen graue Novembertage) gibt es die M&M-Retrospective.
Der Scrum Master schüttet den Inhalt einer M&M-Packung in eine Schüssel. Dann werden alle Mitglieder des Scrum-Teams nacheinander gebeten, ein M&M aus der Schüssel zu holen – geht leider natürlich nur in Nicht-Coronazeiten!
Die verschiedenen Farben der M&M vertreten jeweils eine Kategorie Fragen, auf die eine Antwort gegeben werden muss, wie zum Beispiel:
- Braun: Was lief gut, was müssen wir fortsetzen?
- Rot: Was lief weniger gut, was müssen wir sein lassen?
- Gelb: Welche neue Idee müssen wir sofort aufgreifen?
- Grün: Welche Tätigkeit müssen wir intensivieren?
- Blau: Welche Tätigkeit müssen wir drosseln?
Die Amazon-Retrospektive
In diesem Format bewertet das Team den zurückliegenden Sprint in Form einer Rezension auf Amazon. Folgende Punkte sollten in einer Timebox von zehn Minuten von jedem Teammitglied beschrieben werden:
- Wieviel Sterne bekommt der Sprint (von 1 bis 5)
- Titel der Rezension
- Kurzrezension inklusive Verbesserungswünsche und die Gründe für die Bewertung
Im Anschluss erfolgt die Vorstellung der Rezensionen und eine Abstimmung über die drei wertvollsten/ wichtigsten Bewertungen. In einer zweiten Schreibphase hat jedes Teammitglied Zeit, die Top-3-Rezensionen aus Verkäufersicht zu beantworten. Daraus werden dann Maßnahmen generiert.
Retro – und dann?
Der Checkout bietet dem moderierenden Scrum-Master oder Agile Coach eine ausgezeichnete Möglichkeit, Feedback zu sammeln. Feedback zum Format der Retrospektive, zur Stimmung im Team oder zur Zufriedenheit über die beschlossenen Maßnahmen. Der Check-out hilft dem Team dabei, mit neuen Insights und motiviert zurück an die Arbeit zu gehen und den kommenden Sprint zu rocken. Und dabei ist die Devise: kurz & knapp. Wie wäre es z.B. einfach mit einem „GIF“ ;-)?
Aus einer Retrospektive muss es nicht möglichst viele To Do´s für den nächsten Projektschritt geben. Es muss vielmehr klar sein, was das Team als nächstes Ziel erreichen möchte und zwar mit einer klaren Priorisierung. Dabei geht es nicht um Meilensteine sondern um Kieselsteine – denn die kann man tragen! Und aus vielen Kieselsteinen wird zumindest dem Gewicht nach mit Sicherheit ein richtiger Meilenstein. Retrospektiven werden fälschlicher Weise als „Laberrunden“ verkannt, in denen viel geredet wird ohne Ergebnis. Absolut nicht, wenn man die beschriebenen Punkte beachtet:
- Zeitvorgabe,
- Methode,
- Nicht-Kommunikation zulassen,
- Moderation fokussieren,
- Kieselstein festhalten.
Fazit: Innehalten hilft auf Kurs zu bleiben
Wenn wir die aktuelle Situation um uns herum betrachten, dann sind es wirklich enorme Aufgaben, die zu bewältigen sind. Klimaschutz, Corona, Digitalisierung, Bildung. In allen Fällen hilft es die Vergangenheit zu betrachten, um daraus Schlüsse für die Zukunft zu ziehen mit dem Ziel einer spürbaren Verbesserung. Dabei ist es wichtig, dass die Teamzusammensetzung stimmt und alle an einem Strang ziehen. Sicherlich ist eine Regierung kein agiles Team. Und mit vielen Herausforderungen bzw. Entscheidungen möchte ich mit Sicherheit nicht tauschen. Aber manchmal juckt es mich schon in den Fingern, die Entscheidungen der letzten Monate nach deren Zielerreichung zu sortieren… und dann vielleicht einen neuen Plan oder besseres Zielbild zu entwickeln. Agile Projekte zeichnen sich zwar durch eine hohe Fehlertoleranz und Flexibilität aus, aber eben auch durch eine klare Struktur. Retrospektiven helfen unbedingt dabei auf Kurs zu bleiben.
Eine agile Gestaltungsfreiheit verlangt von allen Akteuren einen Mix besonderer Emotionen und Eigenschaften: Mut, Pioniergeist und mehr Kreativität zum Ausprobieren von praktischen Lösungen. Hier sind alle gefragt. Einer allein kann hier wenig bewegen: Eine agile Transformation lebt und vollendet sich durch Gemeinsamkeit. Und das passt für gesellschaftliche Herausforderungen vermutlich kein Stück weniger als für die der Unternehmen.
Quellen & weiterführende Literatur:
https://www.britta-redmann.de/wp-content/uploads/BI_202003_Redmann-_2.pdf
https://t3n.de/news/pimp-retrospektive-8-formate-1233092/#
https://agilescrumgroup.de/retrospektive-formen-mit-beispielen-und-ideen/